ตอนนี้หลายประเทศประกาศให้งดกิจกรรมต่างๆ รวมไปถึงการขอให้หลายบริษัทเริ่มการทำงานที่บ้าน หรือ Work From Home (WFH)
เมื่อวันพุธที่ผ่านมา ผมปิดบริษัทให้น้องๆ ทำงานจากที่บ้าน 1 วัน เป็นการซ้อมใหญ่ วันนี้เลยมีประสบการณ์มาแชร์ให้ฟังกันฮะ
.
สัปดาห์ที่แล้ว ผมกับผู้บริหารท่านอื่นๆ มานั่งดูแผนรับมือ Covid-19 ทั้งเรื่องการดูแลพนักงาน ไปจนถึงการทำงานในรูปแบบต่างๆ
เนื่องจากบริษัทแม่ของพวกเราคือ TYO เป็นบริษัทใหญ่ในญี่ปุ่น และตอนนี้ก็ได้เริ่มทำ WFH กันมาแล้ว
เราเลยคิดกันว่า ควรจะต้องเริ่มทดลองการทำงานที่บ้านกันบ้าง เผื่อสถานการณ์เลวร้ายแรงไปมากกว่านี้จะได้รับมือทัน
.
เตรียมเครื่องมือ
ผมประกาศกับทุกคนว่าเราจะซ้อม WFH กัน โดยอธิบายรูปแบบการทำงาน และเครื่องมือที่ใช้มีดังนี้
– ประชุมทั้งหมด ทำผ่าน Google Hangout (ที่บริษัทใช้ G Suite ในระบบอีเมล์และอื่นๆ อยู่แล้ว)
– การส่งไฟล์หากันทั้งหมด ให้ใช้ Google Drive ห้ามใช้ระบบภายนอก เช่น WeTransfer หรือส่งผ่าน LINE, FB Messanger
– หากมีประเด็นที่อยากแชร์ ให้ใช้ Facebook Group ของบริษัท เพราะแชร์ไอเดียกันเป็นเรื่องๆ ได้ ส่งไฟล์ก็ได้ เม้นงานกันก็ได้
– หากต้องส่งเอกสาร ใช้ Grab Express
.
ความยากของการ WFH แบบไทยๆ
สมัยก่อนผมก็เคยต้อง WFH ในช่วงมีการประท้วงในกทม. ปัญหาที่เจออันดับ 1 เลยคือ หลายคนที่เราคุยงานด้วย เค้าไม่ได้พร้อมทำงานตลอดเวลาเหมือนตอนอยู่ออฟฟิศ
บางคนพอเราคุยไป เขาบอกไปจ่ายตลาดอยู่ เดี๋ยวกลับมาคุยต่อ หรือบางคนก็ไปนั่งร้านกาแฟ ทำงานในห้าง แต่ก็ไม่ได้พร้อมคุยเช่นกัน
เพราะงั้นประโยคแรกที่ผมบอกน้องๆ คือ
Work From Home ≠ Vacation
ทำงานจากที่บ้าน ≠ พักร้อน
ปัญหาหลักของการ WFH แบบไทยๆ คือเราต้องแก้ปัญหา “การไม่พร้อมทำงาน” ตลอดเวลาให้ได้เสียก่อน
.
กฏของการ Work From Home ที่ควรจะมี
– เพราะการทำงานจากที่บ้าน ปัญหาหลักคือ เราต้องมั่นใจได้ว่าทุกคนทำงานได้จริง และไม่เหลวไหล
– ผมกำหนดช่วงเวลางานเอาไว้ที่ 10.00 – 19.00 ทุกคนต้องพร้อมคุยงานได้ตลอดเวลา
– ใครไม่พร้อม คุยงานไม่ได้ ถือว่าไม่พร้อมทำงานจริง มีผลกับ Performance Review
– เพิ่ม Emergency Call Tree ให้รู้ว่า เวลาเกิดเรื่อง ใครต้องโทรบอกใครบ้าง รายงานผลกับใคร
– ไม่คุยงานผ่าน LINE เพราะผมว่าระบบยังไม่ดีพอ ผมเลือกใช้ FB Messenger แทน (ระบบดีกว่า รูปเก็บไว้บนเซิร์ฟเวอร์ตลอด เปลี่ยนเครื่องแชทไม่หาย ฯลฯ)
.
ซ้อม Work From Home และสั่งงานพิเศษ
– ด้วยความที่เป็นบริษัทสื่อออนไลน์อยู่แล้ว ทีมงานเราไม่ต้องปรับตัวกันมาก
– เพื่อให้มั่นใจว่าทุกคนพร้อมทำงานตลอดเวลาจริง ผมเลยนัดประชุมรวมตอนเช้าผ่าน Google Hangout ให้ทุกคนมารายงานตัว ใครมาช้าถือว่าสาย
– ผมมีแอบส่งงานด่วนให้บางคนในทีมงานต้องทำ โดยการสุ่ม และคอยวัดผลว่างานด่วนที่ให้ ทำได้เสร็จทันเวลาไหม
– บริษัทเรามี 6 ทีมย่อย ซึ่งในช่วงบ่ายๆ ผมมีสุ่มเรียกประชุมทีมย่อย ให้เวลา 30 นาที ทุกคนต้องพร้อมคุย
– ผมจดข้อมูลทั้งหมดเก็บไว้ เพื่อให้เห็นว่าทีมงาน WFH ได้จริงๆ ไหม เช่น งานด่วนที่ให้ ทำทันหรือเปล่า หรือการประชุมทีมด่วนๆ ทุกคนมาครบไหม
.
ผลการทดลอง ก็ผ่านไปได้ด้วยดี มีอุปสรรคบ้าง แต่สำคัญคือ ทีมงานทุกคนพร้อมรับงาน พร้อมคุยงานกันได้ตลอดเวลา ซึ่งข้อนี้สำคัญมาก
Work From Home อาจจะไม่ยากในเชิงเทคโนโลยีที่จะใช้ แต่เรื่องยากกว่าคือเรื่องคน
ถ้าคนไม่พร้อม หรือไม่เข้าใจว่าการทำงานที่บ้านต้องทำยังไง ต่อให้เราใช้เทคโนโลยีราคาแพง ก็ไม่มีประโยชน์เหมือนกันครับ
เพราะงั้น แนะนำให้ทุกท่านลองเริ่มทดสอบกันบ้างก็ดีนะครับ
ดีกว่าเมื่อเกิดเหตุการณ์ขึ้นแล้ว ถ้าต้องทำงานที่บ้าน 5 วัน 10 วัน หรือแม้แต่ 1 เดือน แล้วธุรกิจจะพัง เพราะเราไม่เคยซ้อมกันมาก่อนเลย
/ จบ.
อ่านเพิ่มเรื่อง WFH -> https://www.mangozero.com/work-from-home-effectively/
